Politika AAA AUTO pre oznamovanie nežiadúcich situácií a javov

Úvod a účel politiky

AUTOCENTRUM AAA AUTO a.s., („Spoločnosť“) sa snaží vytvárať také pracovné prostredie, ktoré podporuje otvorenú a férovú komunikáciu vo vnútri Spoločnosti a vo vzťahu k zákazníkom, a ktorá chráni Spoločnosť, zamestnancov a klientov pred podvodmi, neetickým alebo diskriminačným jednaním a pred inými nežiaducimi javmi, či už vznikajú vo vnútri Spoločnosti alebo mimo nej. Spoločnosť sa zaväzuje, že poctivé ohlásenie týchto podvodných alebo neetických jednaní nebude vo vzťahu k oznamovateľovi sankcionované.

V snahe naplniť tento záväzok Spoločnosť zaviedla túto politiku pre oznamovanie nežiaducich situácii a javov, ktorých cieľom je predovšetkým:

• ustanoviť a publikovať procedúry pre podávanie a príjem oznámení, ktoré sa týkajú vnútorného alebo vonkajšieho podvodu, neetického chovania, diskriminácie a podobných nežiaducich javov, nech sú tieto oznámenia odovzdané zamestnancom Spoločnosti alebo vonkajším subjektom
• ustanoviť a publikovať procedúry, ktoré zaručia poctivým oznamovateľom dôvernosť, anonymitu pokiaľ je požadovaná a ktoré taktiež zaručia, že poctiví oznamovatelia budú chránení, budú rešpektované ich práva a nebudú za svoju aktivitu nijako sankcionovaní
• oznámenie zodpovednej osoby v zmysle právnych a interných predpisov Spoločnosti, ktorou je Compliance Officer

Základné princípy

Akékoľvek sankcie alebo odvety vo vzťahu k poctivému oznamovateľovi sú prísne zakázané. Zamestnanci, ktorí tento zákaz porušia alebo ktorí porušia záväzok anonymity vo vzťahu k poctivému oznamovateľovi, budú sankcionovaní a to až do možnosti okamžitého ukončenia pracovného pomeru. Akýkoľvek zamestnanec, ktorý sa domnieva, že sa stal predmetom sankcie alebo odvety za svoje poctivé oznámenie v zmysle tejto politiky, môže to nahlásiť svojmu priamemu nadriadenému alebo Compliance Officerovi spôsobom uvedeným nižšie.

Je však treba zdôrazniť, že zamestnanci, ktorí vedome a cielene podajú nepravdivé alebo skreslené oznámenie, nebudú touto politikou chránení a môžu byť taktiež sankcionovaní a to až do možnosti okamžitého skončenia pracovného pomeru.

Spôsoby oznamovania

Oznámenie nežiadúcich situácií a javov a protispoločenskej činnosti je možné urobiť anonymne alebo neanonymne, a to jedným z nasledovných spôsobov:

• svojmu priamemu nadriadenému
• Compliance Officer-ovi osobne alebo e-mailom na adresu vyhradenú zvlášť na tento účel: notice@aaaauto.cz
• Písomne: Compliance Officer-ovi na adresu: Dopraváků 723/1, Praha 8, Česká republika
• na oznamovaciu linku na intranete v časti Compliance.

Mimo spoločnosti prostredníctvom externých kanálov na oznamovanie zaručujúcich anonymitu a dôvernosť prístupných nonstop:

• prostredníctvom online schránky dôvery na externí internetové stránke https://nntb.cz/c/vetmajay
• prostredníctvom vyhradeného formulára, ktorý je dostupný na tejto stránke dole (kliknutím na banner „Poslať oznámenie“)

Oznamovateľ môže požiadať o anonymitu a Spoločnosť sa zaväzuje takémuto prianiu vyhovieť. Oznamovatelia majú možnosť svoje oznámenie podať v ktoromkoľvek jazyku krajiny, kde Spoločnosť aktívne pôsobí, teda v češtine, slovenčine, maďarčine a poľštine. Spoločnosť zabezpečila dôverný prekladateľský servis pre prijaté oznámenia.

Zaobchádzanie s oznámeniami

Oznámenia prijaté pod ochranou tejto politiky budú zdokumentované a archivované po dobu piatich rokov od ich prijatia oddelením vnútorného auditu. Prístup k dokumentáciám bude striktne obmedzený na Compliance Officera, predstavenstvo Spoločnosti a členov dozornej rady Spoločnosti.

Všetky poctivé oznámenia budú okamžite, zodpovedne a profesionálne preverené Compliance Officerom, prípadne inými oprávnenými osobami (dočasný tím) v rozsahu, ktorý bude považovaný za nevyhnutný pre poctivé a profesionálne posúdenie oznámenia a prípadne bude vykonané ďalšie vyšetrovanie a definované nápravné opatrenia súvisiace s oznámením.

Reklamácie a štandardné zákaznícke sťažnosti

Táto politika pre oznamovanie nežiaducich situácii a javov nijak nenahrádza a neprekrýva štandardnú politiku Spoločnosti vo vzťahu k zákazníckym reklamáciám, ktorá má za cieľ poskytnúť zákazníkom Spoločnosti férový a zákonný prístup k reklamačnému konaniu na základe štandardne uzatvorených klientskych zmlúv.

Spoločnosť sa zaväzuje, že prešetrí akékoľvek nahlásené konanie, ktoré nesie známky podvodu, je v rozpore so zákonom, internými predpismi, etickým kódexom alebo dobrými mravmi. Takéto konanie by malo byť najskôr komunikované na priameho nadriadeného oznamovateľa. Ak toto nie je vhodné alebo možné z akéhokoľvek dôvodu, oznamovateľ môže využiť niektorý z vyššie uvedených spôsobov dôverného oznámenia nežiaducich situácii a javov.